L’émission et la conservation de la billetterie

Le principe de base en matière de billetterie de spectacles

Il pose le principe du billet individuel : tout spectateur qui se présente dans un établissement de spectacle comportant un prix d’entrée, doit être porteur d’un billet, délivré avant l’entrée dans cet établissement.

Il ne peut donc être délivré de billet « de groupe », valant pour plusieurs personnes en même temps. Seule une contremarque pourra être délivrée, à échanger à l’entrée contre autant de billets qu’il y a de spectateurs dans le groupe.

Par ailleurs, le billet est obligatoire lorsque le spectacle est payant. Ce n’est donc que pour les spectacles entièrement gratuits qu’un billet ne sera pas nécessaire. Néanmoins, même dans ce cas un billet est recommandé dans la mesure où il permettra d’inscrire au verso des dispositions générales relatives au déroulement du spectacle (voir ci-dessous) qu’il importe de faire connaître au spectateur.

De plus, pour les invitations distribuées pour un spectacle payant, un billet devra être délivré au spectateur invité et la mention de gratuité devra apparaître sur le billet.

Caractéristiques du billet de spectacle

Il y a à ce jour deux types de billets :

• les billets informatisés, issus d’un distributeur automatique et imprimés ;
  

• les billets manuels, extraits d’un carnet à souches.

Attention : l’Administration modifie actuellement la réglementation de manière à prendre en compte la « billetterie dématérialisée », très développée dans la vente à distance : prochainement, un fac-similé de billet (imprimé par le spectateur via Internet) ou un code barre enregistré sur un téléphone portable, constitueront de véritables billets (alors qu’actuellement ces moyens sont contrôlés à l’entrée en échange d’un vrai billet).

Le billet comporte obligatoirement deux parties, voire trois en cas de billetterie manuelle :

• un volet restant entre les mains du spectateur ;
• un volet retenu au contrôle (dit « coupon de contrôle ») ;
• la souche en cas de billetterie manuelle.

L’organisateur du spectacle (producteur ou diffuseur), qui est le responsable de la billetterie, est libre de choisir la présentation du billet sous réserve d’y faire figurer au recto toutes les mentions obligatoires suivantes (sur chaque partie du billet) :

• nom du lieu de représentation du spectacle et date (jour+heure) ;
• titre du spectacle ;

• n° d’ordre du billet (numérotation suivant une série ininterrompue et utilisation dans l’ordre numérique : utilisation de chaque billet uniquement pour la place qui y est indiquée) ;
• n° pré-imprimé porté par l’imprimeur sur le fond de billet (c’est-à-dire sur la matrice qui va servir de base à l’impression du billet) ;

• catégorie de la place à laquelle le billet donne droit ;
• prix global payé par le spectateur (à savoir droit d’entrée + compléments de prix tels que rémunération du vendeur, souvent appelée « commission » ou « droits de location »)  ;
• mention éventuelle de gratuité (le terme « GRATUIT » doit être utilisé) ;
• nom du fabricant ou de l’importateur de billets ;
• n° de licence d’au moins un des entrepreneurs qui produisent ou diffusent le spectacle  ;
• en cas d’abonnement, mention de la séance pour laquelle le billet est valable.

Ces mentions sont importantes car d’un point de vue juridique, le billet constitue un contrat formé entre le spectateur et le producteur ou diffuseur du spectacle, par lequel ce dernier s’engage à présenter au spectateur un spectacle dans les conditions précisées sur le billet.

Les diverses déclarations d’activité

Pour éviter au maximum les fraudes (impression de billets non déclarés à la vente), la billetterie est un secteur très contrôlé, qui impose plusieurs déclarations :

Le contrôle de la recette

Le responsable de la billetterie (producteur ou diffuseur du spectacle), ou toute personne à qui il a confié la gestion de la commercialisation de la billetterie, doit établir à la fin de chaque représentation ou journée un relevé  comportant les mentions suivantes :

n° des premier et dernier billets délivrés et le nombre de ceux-ci ;
le prix des places dans chaque catégorie ;
recette globale ;
recette encaissée sur les billets donnant droit à des consommations ;
nombre de billets gratuits ;
suppléments éventuels encaissés.

Attention de bien conserver les billets annulés : si des billets sont manquants, ils seront considérés, en cas de contrôle, comme ayant été vendus.

Le relevé de recettes est un document très important :

il permet de constater de manière définitive le montant des recettes du spectacle ;
il sert de fondement aux déclarations fiscales et sociales.

Par ailleurs, ces relevés de recettes ainsi que les coupons de contrôle, les billets invendus, les souches en cas de billetterie manuelle et les états informatiques en cas de billetterie informatisée, doivent être conservés pendant une durée de six ans.

Mais pour des raisons de stockage, l’Administration a introduit une tolérance de conservation des souches et coupons de contrôle pendant un an seulement, à condition d’en avoir obtenu l’autorisation préalable et écrite du service des impôts dont on dépend.

Billetterie et modification du spectacle

Les règles pour l’émission de la billetterie étant très strictes, la modification d’un spectacle, et plus particulièrement d’une mention obligatoire figurant sur le billet (changement d’artiste, annulation ou report, changement de lieu), a dès lors de fortes conséquences sur la validité de celui-ci.

D’un point de vue fiscal, les billets imprimés tels qu’ils ont été déclarés ne sont plus valables. Il doit alors être procédé à leur destruction et à l’émission d’une nouvelle billetterie. Le non respect de cette obligation est sanctionné par une amende de 15 à 30 euros par billet non conforme.

Néanmoins, la billetterie initiale peut rester valable, à condition d’en faire la demande auprès du centre des impôts de la ville où le spectacle est reporté et d’obtenir une réponse préalable écrite et positive.

Par ailleurs, rappelons que d’un point de vue juridique, le billet est un contrat entre le producteur ou diffuseur du spectacle, et le spectateur. Toute modification liée au spectacle signifie donc que le producteur/diffuseur ne remplit pas son contrat, et doit donc rembourser le spectateur, si celui-ci le souhaite. Le fait que le spectacle soit reporté ou avancé à une autre date (jour ou horaire) ou un autre lieu ne modifie en rien ce raisonnement .Enfin, un spectacle peut être interrompu notamment pour des raisons techniques, climatiques (en cas de plein air) ou de sécurité.

Les dos de billet indiquent alors parfois que les billets pourront être remboursés si la représentation n’a duré qu’un temps déterminé, fixé par les usages à une heure. Si l’interruption de la séance survient au-delà de cette durée, on peut considérer que le producteur/diffuseur a rempli son obligation contractuelle envers le spectateur, et le remboursement du billet n’est pas dû, sous réserve bien entendu que la cause de cette interruption soit extérieure au producteur du spectacle ou à ses préposés (incendie, alerte… et de manière générale tous les cas de force majeure).

La commercialisation de la billetterie

La distribution de la billetterie :

Comment va s’opérer la fabrication et surtout la distribution des billets auprès des spectateurs ?

Plusieurs solutions sont envisageables :

Les contrats permettant cette distribution de billetterie :

Le choix du contrat est généralement opéré par le responsable de la billetterie, après négociation avec le distributeur : en tant que propriétaire de sa billetterie, il est le plus à même de déterminer le schéma juridique, fiscal et comptable qu’il souhaite pour la commercialisation de sa billetterie.